¿Cuál es el espacio mínimo de trabajo en oficinas?

Al igual que sucede con la normativa urbanística respecto a los metros cuadrados necesarios para otorgarle habitabilidad a una vivienda, existe una regla similar en el ámbito empresarial y, por lo tanto, en las oficinas, las cuales deben de cumplir los estándares de espacio por persona mínimo para ofrecer bienestar y garantizar unos requisitos a sus trabajadores. Y es que hablamos de que la distribución espacial de las oficinas no puede ser aleatoria y debe de cumplir con unos requisitos obligatorios para que la empresa pueda ejercer su actividad profesional de forma legal.

Sin embargo, este hecho es algo que no todas las personas conocen, y es que a la hora de hablar del espacio mínimo de trabajo en oficinas y de las dimensiones, forma y ambiente nos encontramos con que muchas empresas no cumplen con estos requisitos o se ven con la problemática de que, con el paso del tiempo, se encuentran con una falta de espacio. Para ello, existen distintas formas de paliar este problema, ya que es imprescindible mantener este espacio mínimo por persona en la oficina.

Para ello, a continuación te proponemos una pequeña guía en la que te explicamos cómo afectan estos factores al día a día en la oficina y, sobre todo, cómo solucionar la falta de espacio en las oficinas para cumplir la normativa de espacio mínimo de trabajo. 

¿Cuál es la medida mínima de una oficina?

Tal y como hemos empezado a mencionar, existen ciertos requisitos legales en cuanto a los metros cuadrados que debe ocupar una oficina si queremos que esta se considere apropiada para llevar a cabo cualquier tipo de actividad. Esto funciona de tal manera, puesto que se establece que cada persona necesita un espacio mínimo para desarrollar sus actividades y evitar que esta falta de espacio impacte de forma negativa en el trabajador y, por lo tanto, en su productividad y en su salud.

De esta forma, hablamos de que el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo es el que vela por este bienestar de los trabajadores y, como tal, existe una normativa recogida en el Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, que establece las condiciones mínimas de seguridad y de salud en el lugar de trabajo que son las que comentamos a continuación:

• Debe existir siempre una altura libre de aproximadamente 3 metros que puede ser reducible a 2,5 m si se trata de un local comercial, un despacho, una oficina, etcétera.
• A esto hay que sumarle la superficie libre en planta, que debe corresponder a 2 metros cuadrados por trabajador.
• El volumen de espacio libre hace referencia a los 10 metros cúbicos no ocupados por trabajador.

Más allá de todo esto, también se establece que siempre que se quieran que los trabajadores ejecuten su labor en condiciones de bienestar, salud y de seguridad, va a ser también imprescindible que se separe en los elementos materiales en el puesto de trabajo, ya que es necesario que el trabajador disponga de una libertad de movimientos. Todos estos aspectos son de cumplimiento obligatorio para todas las empresas, puesto que están establecidos en el Real Decreto por ley.

¿Cuál es el espacio mínimo en la oficina por persona?

Más allá de lo que hemos comentado en el apartado anterior, no solo existe una medida mínima para las oficinas, sino que también tenemos que hablar de que existe un espacio mínimo dentro de cada una de estas oficinas por persona. Esto significa que este mismo Real Decreto también establece que no solo la oficina debe de contar con unas características apropiadas para contener a distintos trabajadores, sino que cada uno de estos trabajadores necesitará su propio espacio.

De tal manera, hablamos de que la recomendación establecida por la ley es que cada empleado disponga de 14 metros cuadrados de oficina, teniendo en cuenta en todo momento las zonas comunes. Sin embargo, para el trabajo individual, como mínimo se recomiendan 3,5 metros cuadrados para cada trabajador. Esto es imprescindible no solo para que el trabajador se sienta cómodo y seguro, sino para que pueda desempeñar sus funciones con flexibilidad y libertad.

De este modo, también hay que comentar que se establece que dentro de estos 3,5 metros cuadrados lo más recomendable también es que el trabajador disponga de una mesa de aproximadamente 78 cm de alto y 160 cm de largo por 80 cm de alto de ancho. Con todo esto, se conseguirá optimizar el espacio todo lo posible para que el trabajador disponga de una zona de trabajo amplia y cómoda en la que pasar una jornada de largas horas.

Más allá de esto, también existe la posibilidad de acomodar los espacios y zonas comunes con elementos motivadores para el trabajador que ayuden a mejorar su productividad, aunque esto ya no es necesario pero sí recomendable. Como decimos, lo más importante es que cada trabajador se encuentre cómodamente adaptado a su zona de trabajo y que se respeten en todo momento los metros cuadrados de distancia entre trabajadores y sobre todo del espacio general de la oficina. 

¿Qué soluciones hay a la falta de espacio en oficinas?

Teniendo en consideración todo lo que mencionamos, no podemos dejar de hablar del hecho de que muchas oficinas, con el paso del tiempo y conforme amplían la plantilla, se dan cuenta de que ya no son capaces de cumplir con estas exigencias legales y se encuentran ante una falta de espacio. Esto es extremadamente común y compone un problema. Para ello, necesitamos atender a la importancia de mantener este espacio mínimo entre empleados y las dimensiones proporcionales recomendadas para poder trabajar bajo los estándares de la ley.

La primera opción que se nos ocurre siempre es la de realizar obras con las que eliminemos tabiques que no sean imprescindibles para ganar espacio, o incluso buscar mobiliario que ayude a la ergonomía y a ganar espacio, o a crear zonas abiertas, diáfanas y minimalistas. Sin embargo, esto puede chocar con lo que establece la ley y, además, puede terminar por perjudicar a los trabajadores. 

Así pues, una de las soluciones más sencillas para evitar quedarnos sin espacio en las oficinas es la de utilizar las oficinas modulares, que son un tipo de construcción totalmente versátil, ampliable y modificable en todo momento, por lo que eliminarán este problema de raíz. Para ello, a la hora de escoger la zona de trabajo para la empresa, lo mejor que puedes hacer es plantearte alquilar o comprar oficinas modulares, ya que de esta forma podrás ir añadiendo varios módulos conforme contratas a más empleados y, por lo tanto, respetarás en todo momento estos estándares de dimensiones legales. 

Si no sabes qué son las oficinas modulares o cómo funciona una oficina modular, a continuación te explicamos por qué las oficinas modulares son una excelente opción para evitar quedarnos sin espacio mínimo de trabajo: 

Ventajas de las oficinas modulares

Como comentamos, las construcciones modulares se vuelven cada vez más populares por sus muchísimas ventajas, y es que sobre todo en el ámbito empresarial, tener una oficina modular nos permite ampliarla, modificarla y reducirla en función a nuestras características y necesidades.

Para ello, Algeco, la empresa líder en el sector de las construcciones modulares en España y Europa, nos ofrece las mejores oficinas prefabricadas del mercado, tanto para alquilar como para comprar, y con las cuales dispondremos de espacios de trabajo funcionales y totalmente equipados para adaptarse a todos nuestros proyectos y a unos precios altamente asequibles para todos los bolsillos. 

Si quieres descubrir sus ventajas te las comentamos a continuación: 

• Adaptabilidad. Como comentamos, las construcciones modulares destacan sobre todo por la facilidad con la que se adaptan a distintos entornos, circunstancias y necesidades, pues las oficinas modulares vienen completamente equipadas y disponen de la tecnología más avanzada para que a las empresas no les falte de nada.
• Versatilidad. Otra de las grandes ventajas de estas oficinas prefabricadas es que pueden ampliarse vertical u horizontalmente y crear espacios nuevos, definidos, muy estilizados y, sobre todo, con los que se cumpla la normativa del espacio mínimo de trabajo. Estos módulos pueden emplearse en cualquier momento y anexionarse e incorporarse a los previamente establecidos sin perjudicar ni a la comodidad de la empresa ni a la estructura estética.
• Reducción de costos. Otro beneficio de las oficinas modulares es que utilizan un mobiliario sencillo y fácil de montar que hace uso de la flexibilidad y la ergonomía propia de estas estructuras prefabricadas. Por ello, hablamos de un mantenimiento bajo un costo bajo y un reemplazo muy barato, así que no solo estamos ganando en espacio y en comodidad, sino que también podemos percibir un gran ahorro económico.
• Seguridad. Estos espacios prefabricados utilizan materiales de excelente calidad que son altamente duraderos y, por lo tanto, hablamos de oficinas que no solo cumplirán con los estándares del espacio mínimo, sino también con los de salubridad. En relación con esto, los materiales que se utilizan para las construcciones modulares cuentan con una alta desinfección y evitan la acumulación de virus y bacterias.
• Sostenibilidad. Si parte del mensaje de la empresa es crear un mundo más verde, entonces utilizar empresas modulares te ayudarán a mejorar la sostenibilidad, puesto que tanto por los materiales que se utilizan en la construcción de estas como por el proceso de transporte y de montaje hablamos de la mejor forma de crear espacios de oficina seguros y duraderos que no contaminan el medio ambiente.
• Diseño y comodidad. A diferencia de las construcciones tradicionales, cuando nos enfrentamos a las oficinas modulares podemos escoger los materiales más flexibles, ergonómicos y adecuados, y montarlos de la forma que mejor transmitan la imagen de nuestra empresa. Por ello, la calidad de estas construcciones no está para nada reñida con su diseño, ya que las oficinas modulares son especialmente vistosas y elegantes y pueden personalizarse por completo.