Cómo hacer una mudanza de oficina sin alterar el rendimiento de tu equipo

Cuando una empresa decide trasladar su oficina a una nueva ubicación, por norma general, el proceso suele ser bastante complejo. Este tipo de traslados requieren de una organización meticulosa y de una ejecución lo más precisa posible, ya que implica múltiples factores. Entre ellos, podemos hablar de la reubicación del mobiliario y de los equipos informáticos, pero tampoco debemos pasar por alto que se van a interrumpir las labores habituales de forma temporal, por lo que es necesario que la producción se detenga hasta la puesta en marcha en el nuevo emplazamiento. 

Por descontado, el traslado trae consigo la necesidad de realizar el embalaje de enseres, documentos y equipos, para luego volver a ubicarlos y organizarlos en la nueva oficina. Además, es habitual que el equipo de trabajo necesite pasar por un periodo de adaptación mientras tus empleados van retomando su rendimiento habitual. 

Si tienes pensado en trasladar tu oficina, pero estás posponiendo tu mudanza por temor a que afecte la productividad de tu empresa, no temas. Con la ayuda de los expertos en mudanzas de Flippers, cuyos servicios puedes contratar a través de www.flippers.es, te vamos mostrar cómo hacerlo de una manera eficiente y con grandes garantías de éxito. Sigue leyendo si quieres abordar el traslado de tu oficina de una manera organizada y con tranquilidad. 

Pon en el calendario una fecha aproximada

Muchas veces no nos tomamos en serio la mudanza hasta que decidimos establecer una fecha aproximada en el calendario para realizar el traslado. Si te marcas una fecha con tres o cuatro meses de antelación, podrás empezar a planificar todos los detalles con tiempo suficiente.

Un calendario bien estructurado es un factor fundamental para evitar imprevistos. Antes del día de la mudanza, resulta necesario realizar determinadas tareas, como, por ejemplo, contratar una empresa de mudanzas, adquirir cajas y material de embalaje, seleccionar la nueva ubicación, gestionar la baja y el alta de los suministros básicos y organizar la logística del traslado, entre otros. Llevar a cabo una planificación minuciosa te puede garantizar que la transición transcurra de la manera más fluida posible y que las tareas se puedan retomar cuanto antes. 

Empieza haciendo limpieza de aquello que no vayas a utilizar

Sin lugar a dudas, el momento de la mudanza es el momento perfecto para deshacerte de todo aquello que ya no necesitas. Antes de embalar los enseres y equipos, te aconsejamos hacer limpieza y echar un ojo a aquellos elementos que has acumulado en la oficina con el paso del tiempo para decidir cuáles realmente vas a utilizar en la nueva ubicación. 

Como pista, te diremos que, si hay elementos que no has utilizado seis meses atrás, probablemente sean “por si acasos” y realmente no los vas a utilizar en el futuro.  Hablamos de ordenadores obsoletos, impresoras en desuso, archivos y papeles innecesarios y muebles deteriorados que se pueden reciclar, vender o donar. 

Al reducir la cantidad de elementos que debemos trasladar, estamos seguros de que podrás optimizar mucho mejor el espacio en tu nueva oficina y, gracias a ello, podrás hacer que el proceso de mudanza sea mucho más ágil y organizado. Como consecuencia, esto también te puede ayudar a que puedas hacer la mudanza de tu oficina sin alterar el rendimiento de tu equipo. 

Ten clara la distribución de los elementos en el nuevo espacio

Antes de realizar la mudanza, resulta fundamental planificar cuál va a ser la distribución provisional del mobiliario y de los equipos en la nueva oficina. Esto permitirá que el proceso de instalación sea mucho más rápido y eficiente, gracias a lo que puedes hacer el traslado de tu oficina sin tener que alterar el rendimiento de tu equipo. 

Te aconsejamos empezar dibujando un esquema con la disposición de los escritorios, de las salas de reuniones y de las zonas comunes, para lo cual conviene tener las medidas de los espacios de la manera más exacta posible. Es vital que elabores el diseño pensando en la comodidad, en el confort y en la productividad de todos los empleados. Recuerda que disfrutar de un espacio bien organizado suele tener repercusiones positivas en la adaptación y en la fluidez en la vuelta a la rutina laboral tras la puesta en marcha. 

Notifica el traslado a tus empleados

Una vez definas la fecha y la nueva ubicación a la que vas a trasladar tu oficina, es importante informar a tu equipo de trabajadores sobre el cambio. Debes facilitar todos los detalles sobre la dirección de la nueva oficina, posibles ajustes que se pueden hacer en los horarios o en servicios a ofrecer y cualquier otra información que resulte relevante para garantizar que la transición sea lo más sencilla posible para todos.

Si la mudanza implica un traslado a otra ciudad, deberás comunicarlo con suficiente antelación para que los empleados que no puedan seguir en la empresa tengan tiempo para buscar empleo en otra empresa. Paralelamente, podrás iniciar un proceso de selección para incorporar nuevos profesionales al equipo. Además, también es crucial notificar el traslado a los clientes y a los proveedores para evitar interrupciones en la actividad empresarial y no alterar el rendimiento de tu equipo de trabajo. 

Contrata una empresa especializada en mudanzas

Organizar una mudanza de oficina por cuenta propia puede convertirse en una tarea compleja y muy estresante. No únicamente se trata de trasladar mobiliario, sino también de garantizar la seguridad de documentos importantes, equipos electrónicos y de datos sensibles o comprometedores para la empresa. Además, cualquier daño en los ordenadores o pérdida de archivos podría suponer una importante pérdida económica para la empresa.

Para evitar imprevistos, es fundamental contar con una empresa especializada en mudanzas de oficina, como Flippers, que dispone de la experiencia y los recursos necesarios para gestionar el traslado de la manera más eficiente posible. Con más de 45 años en el sector, Flippers ofrece un servicio integral que abarca desde el desmontaje y embalaje hasta el transporte, desembalaje y montaje en la nueva ubicación.

Los profesionales de Flippers se encargan de cada detalle para garantizar que la oficina vuelva a estar operativa lo antes posible, minimizando el impacto en la productividad del equipo. Además, cuentan con los medios técnicos y humanos necesarios para el traslado de equipos electrónicos, archivos, documentos, mobiliario y electrodomésticos, asegurando que cada elemento llegue en perfecto estado a su destino. Del mismo modo también se encargan de gestionar toda la documentación legal, de aportar el embalaje necesario, tratar, clasificar o destruir la documentación necesaria, etc. 

Haz una mudanza profesional sin alterar el rendimiento de tu equipo

En definitiva, podemos decir que realizar una mudanza de oficina puede parecer una tarea compleja y casi imposible de afrontar, pero si contamos con una buena planificación y con la ayuda de profesionales, el proceso puede ser mucho más llevadero, sencillo y eficiente. 

Marcar una fecha en el calendario, deshacerse de lo innecesario, planificar la distribución del espacio, informar al equipo y contratar una empresa de mudanzas con experiencia como Flippers pueden ser decisiones que puedes ir tomando para garantizar el éxito del traslado sin afectar a la productividad ni al rendimiento de tu equipo de trabajo. 

No tenemos duda de que, si lo organizas todo de manera adecuada y cuentas con el apoyo de un equipo de expertos, podrás darle a tu empresa una transición fluida y sin sobresaltos, permitiendo que tu equipo continúe trabajando con normalidad en el menor tiempo posible. Si estás planificando la mudanza de tu oficina, confía en Flippers para que el cambio sea rápido, seguro y eficiente y lo más importante: garantizar tu tranquilidad.